W czwartej rewolucji przemysłowej, która właśnie trwa, oprogramowanie stało się tak znaczące, że jest rozważane przez wszystkie centra dowodzenia stojące za każdą firmą… W ostatnich artykułach poświęciliśmy się niektórym najważniejszym cechom oprogramowania, które musimy uwzględniać podczas świadomego, popartego wiedzą wyboru. W tym artykule przerywamy jednak analizę aspektów technicznych (powrócimy do nich w przyszłości) aby poruszyć jeden z najbardziej drażliwych tematów: cena.
Ile kosztuje oprogramowanie? No cóż, nietrudno się tego dowiedzieć – wystarczy skontaktować się z handlowcami w sprawie funkcji, modułów i usług, które potrzebujesz. W krótkim czasie będziesz mieć jasne wyobrażenie o budżecie na “nowy mózg” firmy, który będzie gotowy do ułatwiania naszej pracy przez następne kilka lat (jeśli jest to inteligentne oprogramowanie, będzie mógł ją ułatwiać przez naprawdę wiele lat).
Czy koszt oprogramowania to to samo, co cena jego zakupu?
Wielu ludzi w to wierzy, ale to przekonanie jest równie powszechne, jak błędne i powierzchowne.
Jak każdy dobry przedsiębiorca powinieneś wiedzieć, że kiedy podchodzisz do czegoś powierzchownie, często narażasz się na nagłe i nieprzyjemne niespodzianki.
Na przykład, czy koszt urządzenia to tylko cena zakupu? Czy koszt furgonetki to jedynie cena zakupu? Czy koszt magazynu to tylko cena zakupu?
W przypadku oprogramowania jest to dokładnie to samo; cena zakupu jest jedynie częścią całkowitego kosztu, który należy zainwestować na przestrzeni lat.
Postarajmy się więc zagrać w grę z dobrym przedsiębiorcą i wyłóżmy wszystkie karty na stół – tak abyśmy mogli dobrze ocenić inwestycje potrzebne do wdrożenia oprogramowania pomocnego nam w codziennych działaniach firmy.
Pierwszą rzeczą jest – jak już powiedzieliśmy – cena zakupu.
Jest to najłatwiejsza sprawa, wystarczy poprosić jakąś wyspecjalizowaną firmę o ofertę i zwykle znajdziesz cenę w prawym dolnym rogu.
Co obejmuje cena zakupu? Zazwyczaj na określone oprogramowanie, takie jak te przeznaczone dla stolarstwa, składają się dwie części.
Jedna część to funkcje (lub moduły) lub rzeczy, które mogę zrobić.
Druga część to usługi firmy sprzedającej mi program.
Innymi słowy – szkolenie personelu z obsługi z oprogramowania, wprowadzanie danych w celu dostosowania programu do potrzeb naszej firmy i wreszcie wszelkie testy na maszynach produkcyjnych w celu certyfikacji poprawności projektów przed przystąpieniem do masowej produkcji.
Oprócz ceny zakupu istnieje również wiele kosztów, o których często się nie myśli. Jednakże będąc dobrym przedsiębiorca byłoby naprawdę źle nie brać ich pod uwagę.
Pierwszy z tych „ukrytych” kosztów związany jest z uczeniem się oprogramowania.
Chociaż zwykle kurs szkoleniowy może zostać uwzględniony w cenie, jest to zaledwie część czasu, który nasi pracownicy (lub my sami) przeznaczą, aby nauczyć się korzystać z nowego narzędzia.
W rzeczywistości, po zakończeniu kursu z technikiem, nieuchronnie zajmie nam to trochę czasu, zanim będziemy mogli naprawdę opanować oprogramowanie.
I oczywiście ten dodatkowy czas może pochłonąć więcej pieniędzy niż cokolwiek innego.
Czy istnieje sposób, aby zminimalizować ten czas?
Najważniejszą radą, jaką mogę dać, jest zwrócenie uwagi na prostotę i czytelność interfejsu użytkownika.
Na przykład, zarówno Lewis Hamilton, jak i ja, wiemy jak prowadzić samochód, ale różnica polega na „jak”.
„Jak” robi dużą różnicę we wszystkim na świecie i dotyczy to również oprogramowania.
Naturalne jest więc, że jeśli kupujemy oprogramowanie z prostym, łatwo sterowanym interfejsem (gdzie klikając kilka intuicyjnych ikonek otrzymujemy błyskawicznie wyniki), czas nauki będzie krótszy, a my zaoszczędzimy pieniądze.
Jeśli zamiast tego kupimy narzędzie – może tańsze, ale mające stary interfejs sprzed ponad dziesięciu lat, głównie tekstowy, niezbyt intuicyjny i kłopotliwy – to musimy wziąć pod uwagę, że naszym pracownikom nauka zajmie znacznie więcej czasu (a każda godzina szkolenia dużo kosztuje).
Dotyczy to zarówno obecnych pracowników, jak i pracowników, którzy w przyszłości dołączą do firmy – dlatego im dłużej trwa nauka oprogramowania, tym więcej pieniędzy firma wykłada.
Kolejna sprawa związana z uczeniem się to narzędzia, którymi oprogramowanie zapewnia odświeżenie wiedzy, gdy czegoś po prostu zapomnisz.
Zwykle powinien istnieć podręcznik, ale jak wiemy, w stolarstwie nie zawsze jest potrzeba przeczytania podręcznika… Mając duże doświadczenie w tej dziedzinie – odkryłem, że niewielu ludzi to w ogóle czyta.
Szczególnie cenne narzędzie to filmy instruktażowe – filmiki pokazujące, jak używać programu krok po kroku.
Zaletą tych filmów jest to, że są one zawsze dostępne dla pracowników, więc można je przeglądać tak często, jak się potrzebuje. Mogą być też wykorzystywane przez nowych pracowników dołączających do firmy.
Dzięki tym narzędziom nie potrzebujemy nowych szkoleń i unikamy wydawania kolejnych pieniędzy. Nasi pracownicy mogą wrócić do filmów kiedy tylko chcą – aby odświeżyć swoją wiedzę lub po prostu zgłębić konkretne zagadnienia.
Innym kosztem, o którym często się zapomina, jest koszt, który firma będzie musiała ponieść uzupełniając bazę danych oprogramowania swoimi danymi.
Wprowadzanie danych (klienci / okna / informacje / procesy / …), cenników, narzędzi i artykułów z magazynu, czasów pracy, pracy maszyn itd…
Proces ten może zabrać różną ilość czasu – zależy to przede wszystkim od tego, którymi częściami firmy chcemy zarządzać nowym oprogramowaniem. Dużo zależy też od tego, na ile oprogramowanie jest zorientowane na łatwe i szybkie wprowadzanie danych.
Na przykład bardzo cenioną funkcją przyspieszającą ten etap, jest możliwość przygotowania danych w tabelach Excela, a następnie automatyczne importowanie danych z poziomu oprogramowania.
Jeśli oprogramowanie zapewnia interfejs przeznaczony do wyświetlania tylko ściśle określonych parametrów, unikamy marnowania czasu i rozpraszania się setkami niepotrzebnych parametrów.
Co więcej, jeśli interfejs prosi o parametry za pomocą dużych, przejrzystych, nie wymagających wyjaśnienia ikonek (wraz z podglądem sposobu zastosowania danych), unika się wielu błędów. A jak wiemy, błędy nie tylko powodują stratę czasu, ale mogą też generować szkody ekonomiczne…
Kolejny koszt, jaki należy wziąć pod uwagę, to aktualizacje. W skrócie – są to pieniądze, o które proszą firmy sprzedające oprogramowanie, aby dostarczać Ci na bieżąco najnowszą wersją programu.
Znając ten rynek dość szczegółowo, mogę powiedzieć, że ceny takich aktualizacji większości programów nie różnią się zbytnio między sobą. Zatem sprytne pytanie brzmi: „Skoro kwota, o którą proszą co roku, jest mniej więcej taka sama dla każdego oprogramowanie to czy to oznacza, że wszystkie te firmy taką samą zdolność do innowacji? ”
Bo jeśli tak nie jest, to w takim razie istnieje oprogramowanie, które co roku prosi o pieniądze, tak jakby wypuściło setki nowych funkcji a w rzeczywistości wypuściło mniej niż dziesięć. Przykro mi to mówić, ale niestety tak po prostu jest i łatwo to udowodnić. Tak naprawdę są firmy złożone z trzech lub czterech osób, które zajmują się wszystkim (sprzedażą, rozwijaniem oprogramowania i wsparciem technicznym) i są firmy, w których jest dziesięciu inżynierów pracujących tylko i wyłącznie nad rozwojem programu. Wydaje mi się oczywiste, że możliwości rozwoju i innowacji pierwszych firm są znacznie niższe niż tych drugich. Niemniej jednak kontrakty na usługi to często podobne kwoty, więc dobry przedsiębiorca powinien wziąć powyższe informacje pod uwagę – po to aby uniknąć płacenia za coś, czego w pełni nie otrzymuje.
Doszliśmy do ostatniej pozycji, z którą musisz się zapoznać jeśli chcesz zainwestować w nowe oprogramowanie – umowa na wsparcie techniczne/pomoc techniczną. Konkretna kwota pozwala Ci dzwonić do wsparcia technicznego firmy, która sprzedała Ci oprogramowanie i prosić w każdej chwili o pomoc. Pomoc, bo czegoś nie pamiętam; bo nie mogę uzyskać określonego wyniku; bo myślę, że wystąpił błąd w programie itp. Ten punkt jest bardzo ważnym elementem, na który sugeruję Ci zwrócić szczególną uwagę. Ujawnia on model biznesowy danej firmy programistycznej.
Istnieją dwa typy modeli biznesowych w firmach programistycznych działających w przemyśle stolarskim: firmy opierające się na usługach i firmy opierające się na produktach.
Firmy działające w oparciu o usługi dążą do utrzymania nas w łączności z ich serwisem. W modelu biznesowym opartym na usługach firma nie ma interesu, by oferować produkt zbyt prosty w użyciu – ponieważ wtedy nie odnowimy umowy o świadczenie usług i odbierzemy firmie źródło dochodu. W tym tkwi też swego rodzaju pułapka, którą musi wziąć pod uwagę każdy dobry przedsiębiorca. Jakie jest podświadome podejście pracownika do hipotetycznego problemu z oprogramowaniem? Przy tym modelu podejście będzie mniej więcej takie: „Nie będę nic robił, w międzyczasie zawsze jest jakaś pomoc”.
Kto płaci za czas spędzony przez naszego pracownika przez telefon? Jakie są szanse, że następnym razem, gdy wspomnisz o podobnym problemie, Twój pracownik powie “… Ok, spokojnie – mogę to rozwiązać sam!” ? Poślubiając firmę programistyczną, która żyje z usług, nasi pracownicy stają się leniwi, wyłączają mózgi, uzależniają się od zewnętrznej firmy, zwiększając nasze zewnętrzne i wewnętrzne koszty.
Natomiast model biznesowy oparty na produkcie jest działa odwrotnie i ma na celu dostarczenie oprogramowania, które jest coraz prostsze i bardziej intuicyjne. Wszystko to po to aby uczynić użytkowników niezależnymi i zminimalizować prośby o pomoc techniczną.
W tym modelu klienci są zachęcani do znajomości oprogramowania, do niezależności, samodzielności. To właśnie za samodzielność są nagradzani – płacą tylko za czas, w którym potrzebowali pomocy i poprosili o wsparcie techniczne. To z biegiem lat przekłada się na ogromne oszczędności ekonomiczne.
Bierzmy pod uwagę, że oprogramowanie jest dziś prawdziwym mózgiem każdej firmy, a zatem ocena oparta tylko i wyłącznie na cenie jest niepoważna. Prawdą jest również to, że cena jest jedynie częścią kryteriów, z których dobry przedsiębiorca powinien korzystać, aby wybrać najlepszy “mózg” dla swojej stolarni. Właśnie z tego powodu w tym artykule starałem się bardziej szczegółowo przedstawić listę kosztów, o których nie zawsze myślimy, ale które na dłuższą metę robią naprawdę ogromną różnicę. Dobry przedsiębiorca powinien więc zrozumieć, że nawet jeśli analizujemy tylko cenę, najtańszym wyborem nie jest ten, który kosztuje mniej, ale ten, który będzie nas kosztować mniej po pięciu latach (jako całokształt).
Do zobaczenia następnym razem!