Podczas dwóch poprzednich sesji mieliśmy okazję przeanalizować dwie koncepcje o dużym znaczeniu dla każdego, kto chce wybrać takie narzędzie programowe, z którego można uzyskać wymierne i trwałe korzyści…
Pierwszą analizowaną przez nas cechą oprogramowania była jednolitość, czyli możliwość łączenia i jednoczenia wszystkich codziennych funkcji firmy w jednym instrumencie, zdolna do synchronizowania różnych działów i sprawiania, by brzmiały jak doskonała orkiestra.
Druga koncepcja związana była ze skalowalnością – możliwością ewolucji oprogramowania komputerowego wraz z rozwojem firmy, zmianami w istniejących systemach i zdolnością dostosowania się do zmian na rynku.
W tym wydaniu mamy jednak do czynienia z podstawowym problemem, a mianowicie potrzebą przedstawienia kosztorysu klientowi.
W rzeczywistości trudność w dokonywaniu obliczeń jest bardzo przyjemnym problemem w porównaniu do sytuacji, w której nikt nie prosi o kosztorys. Mimo to, jest to złożona i delikatna czynność, która wymaga dokładnej oceny wstępnej – w przeciwnym razie kosztorys może być wielką frustracją mogącą nawet spowodować opóźnienie zlecenia.
Postarajmy się więc sprawdzić, w jaki sposób oprogramowanie może nam pomóc, a także poznajmy podstawowe funkcje, które oprogramowanie obliczeniowe powinno nam udostępnić.
Pierwszą podstawową zasadą inteligentnego szacowania jest z pewnością możliwość szybkiego działania.
Dlaczego powinniśmy dostarczyć dane szacunkowe w krótkim czasie a nie zwlekać kilkanaście dni? Powodem jest to, że często nie jesteśmy jedynymi osobami, do których klient przychodzi po ofertę. W tym momencie, jeśli ma już dwa lub trzy kosztorysy na wyciągnięcie ręki, może nie być skłonny czekać na nas zbyt długo.
W związku z tym istnieje ryzyko, że jakiekolwiek opóźnienie może pozwolić mu na zawarcie umowy z naszą konkurencją. Czasami może się zdarzyć, że klient nie tylko otrzymał już ofertę od konkurentów, ale także bardzo szybko ją otrzymał. W tej sytuacji jeszcze bardziej szkodliwe jest nasze opóźnianie wyceny, ponieważ może powodować wątpliwości ze strony klienta. To oznacza, że nie uważamy go za wystarczająco ważnego lub że nie mamy dla niego czasu – tymczasem nasi konkurenci podjęli już cztery próby dotrzymania mu kroku. Również w odniesieniu do czynnika czasu nie można pominąć możliwości wykonania kosztorysu „na żywo”. tj. w momencie, gdy klient siedzi w Twoim biurze.
Z punktu widzenia transferu emocjonalnego (fundamentalnego dla sprzedaży w ogóle, jeszcze ważniejszego niż sprzedaż cennych drewnianych produktów) jest to idealny czas, aby móc wykonywać obliczenia wraz z klientem. Można wtedy natychmiast weryfikować jego reakcje, a następnie uzasadniać pewne wybory, dostosowywać niektóre szczegóły i próbować znaleźć właściwe rozwiązanie dla klienta właśnie wtedy, gdy jest on najbardziej podatny na wątpliwości.
Drugą ważną kwestią jest niewątpliwie możliwość wzbogacenia wniosku o szczegóły techniczne. Zwłaszcza w kraju takim jak Włochy, gdzie przepisy nie zawsze pomagają producentom okien / mebli brak precyzji może prowadzić do nieporozumień. Jedne z nich rodzą się z dobrych intencji, ale niektóre są wynikiem precyzyjnych strategii w złej wierze, co regularnie prowadzi do konfliktów i sporów.
Możliwość sformułowania propozycji handlowej tak precyzyjnie, jak to tylko możliwe, jest nie tylko sposobem na podkreślenie profesjonalizmu, ale jest również sprytnym sposobem uniknięcia w jak największym stopniu wszelkich form sporów, które zawsze prowadzą do problemów na etapie płatności (brak płatności, prośby o dodatkowe zniżki i tak dalej).
Trzecim punktem, który moim zdaniem ma fundamentalne znaczenie, jest możliwość włączenia charakteru firmy do oferty. Wycena to nie tylko kartka z liczbami, w przeciwnym razie moglibyśmy to zrobić na serwetce w kawiarni i wszystko by nadal działało. Moim zdaniem, wycena jest kontynuacją wszystkich pięknych i profesjonalnych faktów, które powiedziałeś klientowi podczas prezentacji Twojej firmy i promocji Twoich produktów / usług.
W większości przypadków, jeśli powiemy klientowi, że jesteśmy najlepsi, damy mu kilka wspaniałych broszur, a następnie powiemy mu, że musi kupić właśnie od nas z „n” powodów i że nasi konkurenci nie mogą zaoferować mu tego co my a następnie podamy mu ofertę, która jest graficznie identyczna z ofertą jednego z naszych konkurentów… To na pewno jest problem.
Problem ten to percepcja. Tym, którzy uważają to za nonsens sugeruję, aby zapamiętali zdanie tak drogie ekspertom od marketingu: „Rzeczywistość nie istnieje, istnieje tylko percepcja” .
Jeśli coś dzieje się w głowie klienta, co zmienia jego sposób postrzegania (na przykład Twoja oferta jest identyczna graficznie jak oferta Twojego konkurenta), wtedy zauważalna różnica między Tobą a konkurentami w umyśle klienta mogłaby zostać wyeliminowana… A tym samym mogłaby zniszczyć wizerunek i prestiż firmy zbudowany z tak dużym wysiłkiem.
Czy klient ma rację? Czy to Ty się mylisz? To nie ma znaczenia, to po prostu umysł ludzki; psychologia marketingu i sprzedaży to nic innego jak gra spostrzegawcza.
Chciałbym odnieść się do kwestii marketingowych. Jedną z głównych zasad marketingowych jest właśnie umiejętność znalezienia sposobu, aby klienci postrzegali Twoją firmę jako różniącą się od konkurencji.Problem bycia innym niż reszta jest ważny, ponieważ jeśli klient postrzega Cię jako jednego z wielu, pierwsze pytanie, które pojawia się w jego umyśle, brzmi … „Ale dlaczego powinienem wydawać więcej, aby uzyskać ten sam produkt?”.
Zatem chociaż wiele „wewnętrznych” wydruków (wydruków produkcyjnych, listy szyb itp.) używanych przez Twoją firmę może być podobnych lub nawet identycznych z tymi, które są używane wewnętrznie przez konkurencję, wydruk oferty nie może taki być. Podczas drukowania kosztorysu, wydrukuj coś indywidualnego, unikatowego – musi różnić się od każdej innej firmy, aby pokazać, że jesteś inny.
Czwarty punkt związany ze stworzeniem inteligentnej oferty wynika z tego, co widzę dzisiaj w wielu firmach. Zbyt często widzę firmy, w których, jeśli nie ma konkretnej osoby wiedzącej jak dokonać obliczeń, to wówczas kosztorysy nie zostaną przygotowane w ogóle. Ta osoba jest jedyną osobą znającą cenniki; jedyną, która zna rabaty stosowane przez dostawców lub rabaty stosowane wobec różnych klientów; jedyną, która zna rodzaje przekrojów, które są dostarczane z danym produktem, typy szyb, które można zamontować w ramie na głębokości 78 zamiast 92, minimalne wymiary elelmentów, które można wyciąć w maszynie i tak dalej.
Są firmy, w których zbyt wiele informacji jest ściśle przechowywanych pod kluczem, co utrudnia działania wszystkich pozostałych osób. Jest to prehistoryczny i mniej inteligentny sposób na prowadzenie firmy, ponieważ wystarczy jedna nieprzewidziana okoliczność (choroba, święta itp.) osoby będącej opiekunem informacji, a wszelkie działania zwykle wykonywane przez nią zostaną wstrzymane lub spowolnione. W najgorszym przypadku mogą się nawet całkiem zatrzymać, skazując firmę na zamknięcie i doprowadzenie nas do sytuacji opisanej w punkcie pierwszym.
Posiadanie oprogramowania wewnątrz firmy oznacza również udostępnianie informacji. Udostępnianie tym, którzy mają do niego prawo, bez konieczności polegania na „opiekunie danych”. Również nieco mniej doświadczony pracownik może wtedy stworzyć ofertę, bez obawy o popełnienia błędu. Oprogramowanie, odpowiednio skonfigurowane, musi ułatwiać tworzenie wycen, pokazując jedynie dozwolone możliwości i hamując zakazane kombinacje danego produktu.
Oczywiście ostatecznym celem oferty jest przypisanie i przedstawienie ceny zawartych w nim produktów / usług. Dlatego oprogramowanie powinno opierać się na pewnych kryteriach, szybko i automatycznie przypisywać wartość i unikać ręcznych obliczeń metrycznych.
Jak powinna być cena określona przez oprogramowanie? Opiera się na sposobie myślenia przedsiębiorcy. W wielu przypadkach, zwłaszcza we Włoszech, sposób myślenia ma charakter rzemieślniczy, co prowadzi do uproszczenia procesu definiowania cen.
Jednym z konkretnych problemów włoskich rzemieślników jest nie tylko brak precyzyjnego systemu do obliczania ceny, ale także sposób ustalania cenników na metr.
Po odwiedzeniu wielu włoskich stolarzy, zweryfikowałem bez zaskoczenia, że ceny często są oparte na kopiowaniu tego, co robi konkurent a ten konkurent… robi dokładnie to samo.
Szczerze mówiąc, takie podejście do ustalania cen jest typowo włoskie, ponieważ już przekraczając granice państwa zrozumiesz, że istnieje tylko jeden sposób obliczania cen, jeszcze zanim obliczysz koszty.
Wielu (ale nadal zbyt niewielu) włoskich stolarzy również zbliża się do tego sposobu myślenia, ale za granicą jest to już oczywistością. Co więcej, firma istnieje z powodów matematycznych … przychody, koszty i marże są dość fundamentalne, więc jak możesz myśleć o prowadzeniu firmy bez dokładnej znajomości zarówno kosztów produkcji, jak i koniecznego zysku?
Bez zysku, który umożliwia inwestowanie w nowe technologie, działania marketingowe, komercyjne narzędzia, firma staje się martwa.
Znajomość kosztów każdej pojedynczej oferty jest podstawą do podejmowania właściwych decyzji. Istnieje ryzyko utraty zlecenia, ponieważ myślałem, że zyskam więcej udzielając rabatu. W rzeczywistości, gdybym to dokładnie obliczył, zdałbym sobie sprawę że nadal mogę coś zrobić, nie tracąc nic. Zaryzykowałem podjęcie zlecenia powodującego straty, ponieważ myślałem, że mam marżę i zniżkę, ale potem zastosowałem poprawny cennik, poprawne obliczenia, obliczyłem czas potrzebny do ukończenia pracy itp. … I wtedy zdałem sobie sprawę, że praktycznie pracuję, mając na tym straty. Strzeż się – nie oznacza to, że musisz zaakceptować pracę poniżej kosztów, ponieważ mogą istnieć warunki „na krawędzi”, które sprawiają, że praca daje nadal zysk. Jednakże ważne jest to, że ten wybór musi być świadomym wyborem opartym na jasnych i jednoznacznych informacjach.
Ostatnią kwestią wartą uwagi, jest aspekt emocjonalny. Nie wszyscy klienci rozumieją cechy techniczne, które chcemy im wyjaśnić, a także wszystkie dane technologiczne naszych produktów. Wszyscy klienci są zwykle po prostu podekscytowani zakupem – są ludźmi, a ekscytacja jest częścią ludzkiej natury.
Tak więc, kiedy tworzymy kosztorys, z pewnością bardzo przydatna jest możliwość pokazania, jak to okno będzie wyglądało po zainstalowaniu u klienta. Obraz, trójwymiarowy model, mówi więcej niż tysiąc słów i pozwala klientowi lepiej rozumieć ofertę i jednocześnie dać się olśnić myślami typu: „Tak, to jest ładne… ale w połączeniu z turkusowym odcieniem ścian wyglądałoby naprawdę niesamowicie! „. Niestety takie myśli są przeszkodą, która może spowolnić proces zakupu, dlatego jeśli oprogramowanie pomaga nam je zaspokoić, to z pewnością będzie pomocne i zwiększy ilości podpisywanych kontraktów. Skróci także czas pomiędzy pierwszy spotkaniem a finalizacją zamówienia.
Przygotowanie wyceny okien bez oprogramowania może wymagać 3-4 godzin pracy. W przeliczeniu na koszty pracy we Włoszech oznacza, że każda taka wycena kosztuje firmę około stu euro. To szybkie obliczenie powinien przeanalizować każdy przedsiębiorca. Do zobaczenia następnym razem!