Come si fa un preventivo: i sei punti fondamentali

Nei 2 precedenti appuntamenti abbiamo avuto modo di analizzare 2 concetti di enorme importanza per chiunque si trovi a dover valutare uno strumento software da cui ottenere vantaggi tangibili e duraturi nel tempo. Il primo concetto che abbiamo analizzato è stata la completezza, ossia la possibilità di accorpare e unire tutte le funzioni quotidiane di un azienda, all’interno di uno strumento unico capace di sincronizzare i vari reparti e farli suonare come un’orchestra perfetta.

Il secondo concetto era legato alla scalabilità, in altre parole la possibilità di uno strumento software di crescere con il crescere dell’azienda, con il mutare delle esigenze e capace di adattarsi ai cambiamenti del mercato. In questo numero invece affrontiamo un problema quotidiano, ossia la necessità di fare preventivi.

In realtà volendo vedere il bicchiere mezzo pieno, la necessità di fare preventivi è un problema molto piacevole rispetto al problema di non aver nessuno che ci chiede preventivi, ma ciononostante, è un’attività complessa e delicata, che richiede una valutazione a monte accurata per avere nelle nostre mani strumenti all’avanguardia, diversamente fare un preventivo può essere una grossa seccatura che talvolta si è anche predisposti a procrastinare. Proviamo allora a vedere in che modo un software potrebbe venirci in aiuto, e quali dovrebbero essere le caratteristiche imprescindibili che il software di preventivazione dovrebbe metterci a disposizione.

Il primo punto fondamentale per fare un preventivo in modo intelligente è sicuramente avere la possibilità di sviluppare un preventivo rapidamente. Perché dovremmo consegnare un preventivo in tempi rapidi e non possiamo prenderci 12-15 giorni di tempo ?

Il motivo è che spesso non siamo le uniche persone a cui un cliente va a chiedere un preventivo.

A quel punto se ha già in mano 2 o 3 preventivi non è detto che sia disposto ad aspettare troppo tempo e si rischia di dargli modo di concludere il contratto dai nostri concorrenti.

Talvolta può succedere per esempio, che non solo il cliente ha già ricevuto dei preventivi dai concorrenti, ma che li ha anche ricevuti molto velocemente. In questa situazione tardare troppo con il preventivo è ancora più dannoso perché può far nascere nel cliente il dubbio che non lo consideriamo sufficientemente importante, che non abbiamo tempo per lui mentre i concorrenti si sono fatti in quattro per seguirlo.

Sempre relativamente al fattore tempo, non va trascurata la possibilità di fare un preventivo in tempo reale, ossia nel momento stesso in cui il cliente è seduto nel tuo ufficio.

Dal punto di vista del trasporto emotivo (fondamentale per la vendita in generale, ancora più importante durante la vendita di oggetti in legno di valore) poter fare un preventivo con li il cliente è il momento perfetto perché c’è modo di verificare istantaneamente la reazione del cliente, e quindi motivare certe scelte, aggiustare alcuni dettagli e andare a confezionare la soluzione adatta al cliente proprio quando lui è più vulnerabile.

Un secondo punto di grande valore è indubbiamente la capacità di arricchire la proposta con dettagli tecnici.

Specialmente in un paese come l’Italia, dove le leggi non sempre aiutano il produttore di infissi/mobili, la mancanza di precisione può dare vita a fraintendimenti, alcuni nati nella buonafede ma alcuni frutto di precise strategie in malafede che regolarmente sfociano in contrasti, contenziosi o altro.

Riuscire a formulare un proposta commerciale quanto più precisa possibile non è solo un modo per mettere in evidenza la propria professionalità ma è anche una modalità intelligente per evitare il più possibile ogni forma di contenzioso che poi porta sempre e solo problemi nella fase di pagamento, quali mancati pagamenti, richieste di sconti aggiuntivi e via dicendo.

Un terzo punto che ritengo di fondamentale importanza è la capacità di mettere nel preventivo l’anima dell’azienda.

Un preventivo non è solo un pezzo di carta con dei numeri scritti, altrimenti potremmo farlo sulla carta da formaggio e tutto funzionerebbe ugualmente. Secondo me, il preventivo è la prosecuzione di tutte le cose belle e qualificanti che hai raccontato al cliente durante la presentazione della tua azienda e la promozione dei tuoi prodotti/servizi.

Se abbiamo detto al cliente che siamo i più bravi, gli abbiamo dato delle brochure bellissime, gli abbiamo spiegato che deve comprare da noi per N motivi, che i nostri concorrenti non riescono a dargli quello che gli diamo noi e poi alla fine gli facciamo un preventivo che è identico graficamente a quello di un nostro concorrente … secondo me c’è un problema.

Il problema si chiama percezione e per chi crede che sia un semplice sciocchezza, e che comunque va bene cosi … gli consiglio di tenere a mente una frase tanto cara agli esperti di marketing “La realtà non esiste, esiste solo la percezione”.

Se nella testa di un cliente succede qualcosa che cambia la percezione che ha di noi, nel nostro esempio, il preventivo è simile a quello del concorrente, per quel cliente si potrebbe azzerare la differenza percepita tra noi e i concorrenti e distruggere così, parte del castello costruito con tanta fatica.

Il cliente ha ragione ? Ha torto ? Poco importa, ma così funziona la mente umana e la psicologia della vendita altro non è che un gioco di percezioni.

Rimango per un istante ancora su tematiche di marketing spiccio, uno dei principali credo del marketing moderno è proprio la capacità di trovare la strada per la quale si viene percepiti agli occhi dei clienti come diversi dagli altri concorrenti.

Il problema del diverso dagli altri è un problema importante, perché se il cliente ci percepisce come identico ad un nostro concorrente, la prima domanda che si sviluppa nella sua testa diventa… “Ma perché dovrei spendere di più per ottenere lo stesso prodotto/servizio ?”

Quindi sebbene molte stampe “interne” (stampe di produzione, lista vetri, ecc…) usate dalla nostra azienda possono essere simili o addirittura identiche a quelle usate (sempre internamente) da aziende concorrenti, la stampa dell’offerta no. Nella stampa dell’offerta deve esserci qualcosa di personale, deve essere unica, deve differenziarsi da qualsiasi altra azienda nei dintorni per rimarcare che voi siete diversi. Senza se e senza ma.

Il quarto punto legato al fare oggi un preventivo in modo intelligente, nasce da quello che vedo in troppe aziende.

Troppo spesso infatti vedo aziende dove se non c’è una persona precisa che conosce come fare i preventivi, i preventivi semplicemente non si fanno.

Quella persona è l’unica a conoscere i listini, è l’unica a sapere gli sconti applicati dai fornitori o gli sconti applicabili ai vari clienti, è l’unica a conoscere i tipi di trattamento che sono previsti con una data essenza, i tipi di vetro che possono essere montati sul modello legno alluminio 78 piuttosto che 92, le dimensioni minime di un pezzo lavorabile in macchina e via dicendo.

Ci sono aziende dove troppe informazioni sono rigorosamente tenute sotto chiave e sono di difficile accesso per tutti gli altri.

Questo è un modo preistorico e neppure troppo intelligente di gestire l’azienda perché basta un minimo imprevisto (malattia, ferie, ecc…) al custode delle informazioni che tutte le attività vengono nel caso migliore rallentate, nel caso peggiore bloccate, condannando l’azienda ad un fermo commerciale che riporta alla situazione descritta al punto uno.

Avere un software in azienda significa anche rendere le informazioni disponibili e condivise a chi ne deve fare accesso senza dover dipendere dal custode dei dati.

Un preventivo deve poter essere fatto anche da una persona leggermente meno esperta senza che questa abbia il timore di commettere errori, il software infatti, opportunamente configurato, deve agevolare la compilazione del preventivo mostrando solo le possibilità consentite e inibendo le combinazioni non permesse.

Naturalmente il fine ultimo di un preventivo è quello di assegnare e comunicare un prezzo ai prodotti/servizi contenuti in esso. Quindi un software dovrebbe sulla base di qualche criterio, attribuire rapidamente e in modo automatico un valore ed evitare calcoli spannometrici a mano.

Come dovrebbe essere dato il prezzo dal software ? Dipende dalla mentalità dell’imprenditore.

In molti casi specialmente in Italia, la mentalità è di tipo artigianale e questo porta a voler semplificare, forse troppo, il processo di definizione del prezzo.  Un problema concreto dell’artigiano italiano non è tanto la mancanza di un sistema preciso per il calcolo del prezzo, ma il come vengono stabiliti i listini al metro quadro di riferimento.  Avendo visitato molte falegnamerie italiane, ho verificato non senza qualche stupore che i prezzi spesso si basano sulla copia di quello che fa il concorrente, e il concorrente … fa esattamente lo stesso.

In tutta onestà questo approccio nella definizione dei prezzi è tutto italiano, perché basta uscire dai confini nazionali per capire che c’è un solo modo per calcolare i prezzi, prima si calcolano i costi. Anche molte (ma ancora poche) falegnamerie italiane si stanno avvicinando (o già usano da anni) questa mentalità industriale ma all’estero è una certezza ovunque. Del resto un’azienda sta in piedi per ragioni matematiche … ci sono i ricavi, ci sono i costi, ci sono i margini quindi come si può pensare di portare avanti un’azienda senza la precisa conoscenza, sia dei costi di produzione, sia del profitto necessario all’azienda ?

Senza un profitto che permetta di investire in nuove tecnologie, attività di marketing, strumenti commerciali, un’azienda di fatto si sta appiccicando la sua data di scadenza, come lo yogurt. Conoscere il costo di ogni singola offerta è fondamentale per prendere le decisioni corrette, altrimenti:

– Rischio di perdere dei lavori perché pensavo di essere al massimo con lo sconto, ma in realtà se avessi calcolato correttamente, mi sarei reso conto che potevo limare ancora qualcosina, senza con questo rimetterci nulla.

– Rischio di prendere dei lavori sotto costo, perché credo di avere margine e allora sconto, sconto, sconto ma se poi … applico il listino corretto, calcolo correttamente il tempo che servirà lavorare, ecc… mi rendo conto che sto praticamente facendo un lavoro per perderci. Attenzione non significa che mai e poi mai si debba accettare un lavoro sotto-costo, perché potrebbero esserci delle condizioni al contorno che rendono quel lavoro comunque vantaggioso ma il punto importante è che tale scelta, deve essere una scelta consapevole basata su dati chiari e inequivocabili. 

Infine l’ultimo punto che penso sia meritevole di nota è l’aspetto emozionale. Non tutti i clienti comprendono le caratteristiche tecniche che vogliamo spiegarli, tutti i dati tecnologici dei nostri prodotti, ma tutti i clienti, ma proprio tutti si emozionano perché sono persone ed emozionarsi è parte della natura umana. Quindi nel momento in cui facciamo il preventivo è sicuramente utile e vantaggioso poter mostrare come quella finestra, quel mobile sarà una volta installato dal cliente.

Un’immagine, un modello tridimensionale navigabile parlano più di 1000 parole e permetto al cliente di capire, comprendere meglio e allo stesso tempo abbandonare pensieri del tipo “Si è bello ma avendo le parete con uno spatolato arancione non riesco ad immaginarmi come sarà”. Purtroppo questo tipo di pensieri, sono un freno che possono rallentare il processo di acquisto, quindi se il software ci aiuta a dipanarli uno dietro l’altro, è sicuramente di aiuto e farà aumentare le nostre percentuali di chiusura contratti e ridurre i tempi che intercorrono tra contatto iniziale e chiusura ordine.

Fare un preventivo per finestre senza un software può richiedere 3-4 ore di lavoro, che in soldoni (calcolato sui costi orari in Italia) significa che ogni preventivo fatto, costa all’azienda circa 100€ e questi sono conti che un imprenditore dovrebbe saper fare.

Ci vediamo alla prossima.