Negli scorsi articoli, ci siamo raccontanti molte cose nell’intento di dare una panoramica, una visione d’insieme che facesse vedere come fare azienda oggi, è molto diverso da fare azienda 15 anni fa. E’ diverso perché il mondo è cambiato, ma abbiamo anche visto come questi cambiamenti, se presi e affrontati con la mentalità giusta, possono essere una grande spinta propulsiva per le nostre aziende e darci nuovi strumenti incredibilmente potenti nelle nostre mani.
Per noi artigiani del legno, forti cambiamenti sono arrivati sia nell’ambito produttivo al quale siamo da sempre abituati e che potremmo considerare il nostro cavallo di battaglia, sia in tematiche che in molti hanno ignorato fino ad ora, perché ritenute più affini alle grosse aziende, come il marketing, la vendita e il controllo/organizzazione aziendale. In modo forse un po’ miope, per molte di queste sfide ci siamo presi il privilegio di ignorarle, ci siamo autorizzati a posticiparle giorno dopo giorno, ma come siamo soliti dire “Tutti i nodi vengono al pettine”.
Ora per chi non l’ha ancora fatto, serve correre ai ripari, velocemente. Ora serve cominciare a studiare, capire e padroneggiare tutti questi concetti e servono anche strumenti concreti che aiutino nell’agire quotidiano, perché le cose di cui prendersi cura sono sempre di più e il posticipare ancora, equivale a mettere sulla propria azienda l’etichetta di scadenza come per lo yoghurt.
Fatte queste scomode, impopolari ma doverose premesse, da questo numero cominciano ad entrare nel dettaglio di uno strumento a me particolarmente caro, il software.
Nei prossimi mesi analizzeremo l’insieme degli accorgimenti e dei parametri che uno strumento software dovrebbe avere per esserti davvero di aiuto e poter essere al tuo fianco durante la crescita della tua azienda.
Senza voler scavare nelle origini del software, che comunque nella storia dell’umanità è cosa recentissima, rimangono incredibili le evoluzioni che sono state fatte da quando, nel 1975 Bill Gates e Paul Allen diedero vita a Microsoft Inc., gettando cosi le basi per la successiva diffusione del sistema operativo MS-DOS(1982) prima e di Windows(1985) poi, rendendo di fatto l’informatica disponibile a tutti.
Ma quando parliamo di software di cosa parliamo ? Molto spesso per spiegare il concetto del software o del suo cugino, hardware viene utilizzata un’analogica con il corpo umano. In modo spanno metrico, ma comunque corretto si potrebbe dire l’hardware è il corpo mentre il software è il cervello. Oggi mi sento di dire che l’intero pianeta e le vite di quasi tutti gli esseri umani sono costantemente avvolte dal software in un’infinità di situazioni.
Facciamo giusto qualche esempio per capire quanto il software ci circonda in ogni singolo momento della nostra vita.
Molto spesso ci alziamo al mattino non più con il canto del gallo, ma con il canto del gallo riprodotto come suoneria da un cellulare a cui abbiamo dato il bacino della buona notte alcune ore prima. Ma il cellulare grazie al sofisticatissimo software interno sa fare molto di più, fa la torcia, le foto, riproduce video e suoni, fa l’agenda e… talvolta se c’è segnale, si può perfino telefonare.
Micro onde, lavatrice, tu imposti sul display “user friendly” i pochi parametri e lui ti scalda i cibi oppure fa partire i lavaggi in modo da rispettare un orario di fine, basandosi su parametri quali il tempo del lavaggio, il peso del carico e via dicendo.
Dalle televisioni in bianco e nero dove si vedevano 2 canali e servivano 3 persone per trasportarle, siamo passati a mega schermi, con superficie più grosse di un campo di calcetto ma talmente leggere che bastano 2 formiche per il trasportarle e completamente pilotate attraverso software capaci di mostrare migliaia di canali digitali.
E cosa dire delle automobili allora ? In quanti oggi sono disposti ad acquistare un auto che non abbia l’ABS ?
Oggi le automobili parcheggiano da sole alla pressione di un tasto, parcheggio a lisca di pesce, sia a L sia ad S e sempre attraverso il software l’intera industria automobilista dice di poter presto lanciare sul mercato, auto che si guidano da sole. Naturalmente il software ci accompagna oltre che nella nostra quotidianità personale, anche e anzi con maggiore insistenza, nella nostra quotidianità professionale, dove chiunque si rende conto che oggi è praticamente impossibile evitare l’argomento software.
Che uno debba fare attività commerciali come preventivi o amministrative come fatture, penso sia chiaro che uno strumento software oggi è imprescindibile.
Non solo perché consegnare un preventivo scritto a mano sulla carta del formaggio non è tra i modi migliori per risultare accattivante agli occhi dei clienti, ma anche perché si rischia che il foglio diventi presto un aereoplanino o una barchetta e accordi con il cliente non vengano memorizzati per poter essere recuperati in un secondo momento.
Un software è ancora più utile quando produciamo oggetti che cambiano da cliente a cliente, come una finestra, un mobile una scala. Ogni volta dobbiamo progettare qualcosa di nuovo e oltre a doverlo progettare in fretta, dobbiamo anche essere estremamente precisi per evitare incomprensioni. Ed anche qui i software dovrebbero venire in nostro aiuto, creando rappresentazioni grafiche che permettano ai nostri clienti di comprendere meglio, quello che vorrebbero comprare o in altre parole, quello che vorremmo vendergli.
Questi sono solo alcuni esempi molto concreti per capire che il software, che ci piaccia o no, è costantemente presente nelle nostre vite, con l’obiettivo di renderle, a detta di chi produce il software, più semplici.
Il fine è indubbiamente nobile anche se immagino, non tutti siano così d’accordo.
Come sappiamo però, il progresso non si ferma e quindi invece che stare a lamentarsi è indubbiamente più conveniente informarsi e capire quali sono le caratteristiche che dovremmo ricercare in un software affinché possa rivelarsi un buon investimento e far dormire sonni tranquilli.
Una delle qualità più importanti di un software ritengo sia la completezza, la visione d’insieme.
Quando parliamo di una falegnameria, parliamo di un azienda, parliamo di un insieme di attività/persone che seppur disomogenee, devono incastrarsi perfettamente nell’obiettivo di raggiungere un risultato comune. E’ come un orchestra, se manca uno strumento esce una musica sbagliata, se gli strumenti non sono perfettamente allineati tra loro, il risultato finale è un disastro. Le regole nelle nostre falegnameria sono le stesse, non si può pensare di avere una azienda che funziona se siamo carenti nelle attività commerciali, oppure non controlliamo le nostre risorse interne.
Purtroppo non basta più fare un bel mobile per avere successo sul mercato, non è sufficiente produrre una finestra che rispetta tutte le normative per garantire un futuro alla propria azienda, anzi facendo tesoro del concetto di “azienda intelligente” introdotta da Industria 4.0, si capisce quanto oggi più che mai, sia indispensabile sincronizzare le attività commerciali, amministrative, progettuali, produttive, organizzative secondo una stessa filosofia, tramite un unico direttore d’orchestra che sappia far suonare in modo omogeneo, armonico e interconnesso, i vari reparti dell’azienda e gestire al meglio le complessità, riducendo gli imprevisti e producendo beni/servizi in modo talmente efficiente da essere profittevoli anche su piccole quantità.
Cosi come non ci possono essere 3-4-5 direttori nella stessa orchestra, è sconsigliabile avere diversi software per gestire i diversi reparti/funzioni dell’azienda, non solo perché questa situazione si presta a generare confusione ma anche per i seguenti motivi. Immaginiamo che in un azienda ci siano i software A e B, sviluppati da 2 software house diverse.
Ecco i problemi che rischiamo di incontrare.
1) Se per esempio il software A viene aggiornato, possono nascere problemi di comunicazione che richiedono l’aggiornamento anche del software B.
Esiste anche la possibilità che aggiornare il software B comporti il pagamento di un prezzo.
2) Se modifico nel software A alcuni dati, esiste la possibilità che manualmente dovrò ricordarmi di andare ad aggiornare gli stessi dati, anche nel software B. Se mi dimentico di fare questa cosa, posso creare situazioni pericolose o seri danni.
3) Immaginiamo che il software A si occupa di aspetti commerciali, mentre il software B si occupa di aspetti produttivi. Possono esserci aspetti produttivi che vengono influenzati da dati che sono disponibili solo nel software A, ma che il software B non è in grado di vedere. Questa situazioni porta a creare nel software B degli accrocchi, perdendo quindi la linearità del processo e generando anche una situazione poco manutenibile per interventi futuri.
4) Spesso la connessione tra il software A e il software B è unidirezionale, e questo non permette al software A di conoscere cosa è accaduto nel software B.
5) La connessione del software A al software B, può dare origine ad un doppio costo. Esistono casi dove il software A chiede un prezzo per collegarsi al software B ma anche il software B chiede un prezzo per collegarsi al software A.
6) Può succedere che per esigenza del software A (o B), il protocollo di comunicazione subisce delle variazioni. In questo caso si corre il rischio che il software B chieda dei soldi per sviluppare le modifiche apportate al protocollo.
7) Qualora ci fossero problemi nello scambio dei dati, si rischia che i software A e B si rimpallino la responsabilità, facendo perdere tempo e soldi. E’ da tenere presente che sebbene la società A e B inizialmente possano sembrare d’accordo, nessuno ci vieta di pensare che i rapporti possano cambiare nel tempo. Non dimentichiamo che le statistiche sui divorzi sono in crescita.
8) Se ti serve supporto con il software A, devi chiamare un’azienda (che avrà certe modalità d’intervento), se hai bisogno per il software B devi chiamare un’altra azienda (che avrà altre modalità d’intervento).
9) I software sono spesso accompagnati da contratti di assistenza, quindi servirà pagare ogni anno il contratto per il software A e separatamente, il contratto per il software B.
10) Software diversi sono fatti da aziende diverse,che hanno conti in banca diversi, obiettivi aziendali diversi. I software sono nati in periodi diversi, con filosofie diverse, interfacce diverse e obiettivi diversi.
Per questa ragione non è detto si riescano a passare o sincronizzare in modo semplice tutti i dati che vorremmo. In questo numero abbiamo analizzato una prima caratteristica che tutti dovremmo tenere presente quando decidiamo di inserire in azienda un software che possa essere al nostro fianco per i prossimi 10-30-70 anni. Del resto il bello del software è che se anche lo usi 1000 volte, non gli vengono i buchi come ai jeans e non serve mettergli l’olio come alle macchine. Alla prossima con altri consigli sul software.